WWU档案和记录管理
保留及处置政策
这项政策于2006年8月16日由总统内阁批准. 这是学校关于保存和处理记录的政策.
Purpose
本政策的目的是确保必要的记录和文件根据所有适用的法律和政策要求得到充分的保护和维护，以确保大学记录不会被大学部门不当或过早地处理. 同时, 这项政策旨在指导大学员工在适当的时间框架内妥善处理大学运作不再需要的大学记录, 从而提供了高效和有效地利用大学有限的存储容量. 只要不能被操纵或更改，电子副本就足够了, 并保存在容易取用的地方.
政府
记录保留 & 处置委员会管理大学记录的保存和处置，由招生主任组成, 大学关系部主任, 控制器, 人力资源总监, 新闻处处长, 风险管理处处长 & 安全管理, 技术服务/系统管理员, 植物服务部主任, 注册主任, 以及学生金融服务主任. 财务管理副主席担任委员会主席.
记录保留 & 处置委员会获授权履行下列职能:
- 识别和评价应保留哪些记录;
- 公布符合当地、州和联邦法律的保留和处置时间表;
- 监督影响记录保留的地方、州和联邦法律;
- 每年对记录保存和处理程序进行审查并提出修改建议;
- 为所有部门提供有关遵守记录保留和处理程序的信息.
每个部门主管将准备一份部门使用和保存的主要文件清单，并将其与记录保存中列出的文件进行比较 & 处理政策. 除了, 各部门主管将定期审查当前使用的记录和表格，以确定这些记录和表格是否充分和适合每个部门的要求, 同时对过期文件进行系统的处理，以防止不必要的存储和错误归档. 工厂服务部备有大容量碎纸机.
各部门主管将定期审查该政策，以确定在任何特殊情况下需要更改保留期限. 更改保存期限或偏离指定保存期限的请求应向记录保存主席提出 & 处置委员会，经批准后方可实施.
在政府审计时, 调查或未决诉讼, 记录的处理可在处长的指示下暂停.P. 财务管理总监或风险总监 & 安全管理. 此外，V.P. 财务管理总监或风险总监 & 任何可能引起法律行动的情况，一旦情况变得明显，应立即通知安全管理部门.
适用性
此政策适用于大学运作过程中产生的所有记录, 包括原始文件和复制品. 它也适用于存储在计算机和缩微胶片上的记录以及纸质记录.
如果您对本记录保存和处理政策有任何疑问, 联系风险与安全管理办公室，电话527-2250.
表格使用的编码:
活动=在活动、受雇或登记时
cc =复印后立即送到档案馆
烫发
个别纪录保留时间表的连结(PDF格式)
General -机构和法律记录, 机构的出版物, 设施, 融资, 诉讼记录, 以及委员会会议记录
人力资源与安全 -就业申请及名单, payroll, 员工个人档案, 一般人力资源档案, 员工医疗记录, 健康记录, 安全记录, 以及教职工档案
机构财务记录 -应收及应付帐款记录, 资本财产, 财务记录和联邦税务记录
学生记录:
Academic - Enrollment, Records, and Student Finance Offices; individual student records
金融 -财政援助记录和个人(学生)财务记录